Solution

Ce qui fait varier le tarif de la paie d'une ambassade étrangère en France

Nous ne publions pas de grille de prix : une mission de quatre salariés au passé compliqué peut demander plus de travail qu'une mission de quinze salariés bien tenue. Voici ce qui fait varier le prix, et comment nous établissons une proposition écrite sous 24 h ouvrées.

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Combien coûte la paie externalisée d'une ambassade ?

Le prix de la paie externalisée d'une ambassade ou d'un consulat étranger en France dépend moins du nombre de salariés que de la complexité du dossier : statuts mêlés, options bilatérales, reprise d'historique, documents en anglais et étendue des tâches confiées. Nous établissons donc un devis écrit pour chaque mission, après un échange sur sa situation, et nous l'adressons sous 24 h ouvrées à réception des informations.

Un chef de chancellerie qui cherche un prestataire veut comparer, et il a raison. Mais comparer des prix affichés sans savoir ce qu'ils couvrent réserve souvent des surprises : un prix par bulletin qui ne comprend ni les attestations de fin de contrat, ni les réponses aux organismes, ni la correction des DSN rejetées. Pour une mission, ces tâches ne sont pas des exceptions ; elles font partie d'une année normale.

Ce que nous demandons pour établir la proposition

Le nombre de salariés payés chaque mois et leur répartition par catégorie ; la façon dont la paie est faite aujourd'hui (en interne, par un autre prestataire, pas du tout) ; l'état des affiliations tel que vous le connaissez ; les tâches que vous souhaitez confier ; la langue des documents attendus par la capitale ; la date de démarrage envisagée. Des réponses approximatives suffisent pour une première proposition, que nous ajustons après lecture des pièces. La page tarifs présente notre approche générale.

Le détail

Les facteurs qui font varier le prix

Le nombre de bulletins

C'est le point de départ, pas le seul critère. Deux bulletins stables par mois ne demandent pas le travail de dix bulletins avec heures supplémentaires, absences et primes variables. Nous regardons le nombre de salariés, la fréquence des entrées et des sorties, le poids des éléments variables, la présence de salariés à temps partiel ou payés à l'heure, comme un vacataire d'institut culturel.

Les statuts mêlés et les options

Une mission qui n'emploie que des recrutés locaux relevant du régime français est plus simple qu'une mission qui mélange agents exemptés au titre des conventions de Vienne, salariés ayant exercé un droit d'option bilatéral et salariés de droit commun. Chaque statut doit être documenté et suivi, notamment quand une option doit être exercée dans un délai. Ce suivi fait partie du prix.

La reprise d'historique

Reprendre une paie bien tenue par un autre prestataire se fait en quelques échanges. Reprendre une paie faite sans DSN, avec des périodes non déclarées, demande un travail de reconstitution qui se chiffre à part. La proposition distingue toujours la production courante, récurrente, et les travaux ponctuels : reprise, régularisation, état des lieux.

Le bilinguisme et le reporting

Notes explicatives en anglais, états de charges au format de la capitale, conversion dans une autre monnaie, commentaires mensuels des écarts : ces documents demandent du temps de rédaction. Une mission qui n'en a pas besoin ne les paie pas ; une mission qui en a besoin sait exactement ce qu'elle obtient.

Le périmètre confié

Paie et DSN seules, ou gestion sociale complète : contrats, avenants, fins de contrat, arrêts de travail, relations avec les organismes, conseil en droit social. Plusieurs établissements, par exemple une ambassade et des consulats dans différentes villes, ajoutent un travail de coordination. Le périmètre se décide avec la mission et peut évoluer ensuite.

Déroulement

Du premier contact à la proposition

La demande de contact

Par le formulaire, par courriel ou par téléphone, en français ou en anglais. Quelques lignes suffisent pour commencer : nombre de salariés, type de mission, ce qui motive la démarche. Inutile de rassembler toutes les pièces à ce stade. Si la situation est délicate, par exemple des salariés jamais déclarés, dites-le simplement : l'échange reste confidentiel.

L'échange de cadrage

Un appel ou une réunion pour préciser les facteurs décrits plus haut. Nous posons des questions directes sur l'état des affiliations : la réponse change la proposition, et il vaut mieux le savoir avant qu'après. Nous demandons aussi qui décide à la capitale, pour que la proposition réponde aux bonnes questions.

La proposition écrite

Adressée sous 24 h ouvrées, elle détaille le périmètre, sépare le récurrent et le ponctuel, liste ce qui n'est pas compris et indique les hypothèses retenues. Elle peut être rédigée en anglais pour la capitale, et ses éléments se reprennent tels quels dans une note budgétaire.

L'adaptation aux procédures de la mission

Bon de commande, lettre d'engagement, consultation formelle : nous suivons les règles d'achat de l'État concerné et fournissons les pièces administratives demandées sur l'entreprise. Si la mission met plusieurs prestataires en concurrence, nous répondons dans le format qu'elle impose.

Comparer des offres sans se tromper

Pour comparer deux propositions de paie pour une mission, il faut comparer ce qu'elles couvrent, ligne par ligne, avant de comparer leurs montants. Quatre points départagent la plupart des offres : la correction des DSN rejetées, comprise ou non ; les attestations France Travail et les documents de fin de contrat, inclus ou facturés à l'acte ; la réponse aux courriers de l'URSSAF et de la caisse de retraite ; la connaissance des règles propres aux missions, qu'il s'agisse de l'exemption personnelle de Vienne, de l'assurance chômage obligatoire depuis le 1er avril 2020 ou de l'adhésion AGIRC-ARRCO des ambassades et consulats.

Le dernier point pèse le plus. Un prestataire généraliste peut produire des bulletins exacts au sens du logiciel et se tromper de régime pour un agent envoyé par la capitale, ou ne pas voir qu'une mission n'a jamais adhéré à la retraite complémentaire. L'économie faite sur le prix disparaît au premier dossier de régularisation.

Les offres d'employeur de référence

Les plateformes d'employeur de référence affichent parfois un prix mensuel par salarié. Ce prix s'ajoute au coût employeur, que la plateforme refacture, et le montage pose pour une mission diplomatique des questions de statut, d'immunité et de confidentialité détaillées sur la fiche EOR ou prestataire de paie. La comparaison n'a de sens que si elle porte sur le même poste, au même salaire, avec les mêmes obligations.

Petites missions et reprises

Une mission de deux ou trois salariés n'a pas à payer une organisation pensée pour cinquante : la proposition tient compte du volume réel (voir la paie d'une petite mission). À l'inverse, une reprise difficile se chiffre pour ce qu'elle est, une fois, au lieu d'être répartie sans le dire sur la production courante. Le détail de la reprise figure sur la page reprise de dossier, et le contenu de la production mensuelle sur la page externalisation de la paie.

Questions fréquentes

Questions fréquentes sur le prix

Pourquoi ne pas afficher de prix sur le site ?

Parce qu'un prix affiché serait faux pour la plupart des missions. Deux ambassades de même taille peuvent représenter des charges de travail très différentes selon l'état de leurs affiliations, le nombre de statuts à suivre, la langue des documents et les tâches confiées. Plutôt qu'un prix d'appel suivi de suppléments, nous préférons une proposition écrite qui dit précisément ce qu'elle couvre, adressée sous 24 h ouvrées après réception des informations nécessaires.

Le devis engage-t-il la mission ?

Non. La proposition est un document de travail que la mission peut transmettre à sa capitale, comparer à d'autres offres et discuter. Rien ne commence sans son accord écrit, donné selon ses propres procédures d'engagement de dépense. Si la lecture des pièces révèle une situation sensiblement différente de celle qui avait été décrite, par exemple des périodes non déclarées, nous le signalons et proposons un complément séparé avant d'engager le travail correspondant.

La reprise d'un dossier désordonné coûte-t-elle plus cher ?

Oui, parce qu'elle demande plus de travail : reconstitution des salaires, corrections de DSN, échanges avec les organismes, parfois régularisation de périodes anciennes. Nous chiffrons ce travail séparément de la paie courante, pour que la mission voie ce qui relève d'une remise en ordre ponctuelle et ce qui relève du fonctionnement normal. Une fois le dossier remis en ordre, le travail mensuel redevient celui d'une mission bien tenue.

Les notes en anglais sont-elles comptées à part ?

Elles font partie du périmètre et figurent comme telles dans la proposition, pour qu'une mission qui n'en a pas besoin ne les paie pas. Le glossaire et la note explicative type demandent un travail initial ; les notes mensuelles se limitent ensuite aux changements. Une mission qui attend un reporting complet au format de sa capitale le précise dès le premier échange, ce qui évite de revoir la proposition après coup.

Pour aller plus loin

Premier contact

Recevoir une proposition écrite

Décrivez votre mission en quelques lignes, en français ou en anglais. Nous vous adressons une proposition écrite sous 24 h ouvrées.