Prestation

Régulariser les cotisations du personnel local d'une ambassade étrangère

Une mission qui découvre des salariés jamais déclarés, ou déclarés à moitié, a surtout besoin d'une méthode. Nous inventorions, chiffrons et priorisons, puis nous préparons le dialogue avec l'organisme sans rien promettre que la loi ne permette.

Demande de contact +33(0)7 82 52 20 32

depuis le 1er avril 2020 : contributions d'assurance chômage dues pour les salariés d'ambassade soumis au régime français 7,87 % : taux AGIRC-ARRCO appelé sur la tranche 1 après adhésion, sans effet sur le passé

De quoi parle-t-on quand une ambassade régularise ses cotisations

La régularisation des cotisations consiste, pour une ambassade ou un consulat étranger en France, à remettre en conformité la situation sociale de salariés qui n'ont jamais été déclarés ou ne l'ont été qu'en partie. Le premier cas est le plus visible : un salarié payé chaque mois par virement, sans bulletin ni déclaration. Le second est plus fréquent et plus discret : des bulletins existent, mais l'assurance chômage n'est pas déclarée, la retraite complémentaire n'a jamais été ouverte, ou une partie de la rémunération échappe à l'assiette. On rencontre aussi des cotisations calculées sur le seul salaire de base, alors que le salarié perçoit chaque mois une indemnité de logement ou de transport versée à part.

L'origine est presque toujours la même. La mission a cru que les conventions de Vienne exemptaient tout son personnel. Or l'exemption est personnelle : elle ne couvre ni les salariés français ni les résidents permanents en France, qui forment l'essentiel des recrutés locaux. Pour eux, l'État employeur doit respecter les obligations d'un employeur français, comme l'explique la page conventions de Vienne et sécurité sociale, sauf option valable ouverte par une convention bilatérale.

Ce que nous apportons

Nous ne sommes ni avocats ni experts-comptables. Notre métier est la paie et les déclarations sociales, et c'est exactement ce qu'une régularisation demande : reconstituer des salaires, recalculer des cotisations année par année, produire des déclarations propres. Nous travaillons à partir des pièces de la mission et nous chiffrons, car le chiffrage vient toujours avant la décision. Nous rédigeons ensuite les demandes adressées à l'organisme. Quand la situation touche au contentieux, nous le disons et vous orientons vers un avocat.

La page salariés jamais déclarés décrit le problème du point de vue du chef de mission. Celle-ci décrit la manière dont nous le traitons.

Le détail

Les étapes de fond d'une régularisation

L'inventaire des personnes et des périodes

Nous dressons la liste de toutes les personnes payées par la mission, présentes ou parties, avec leur nationalité, leur résidence, leur date d'entrée et leurs fonctions. Chaque ligne reçoit un statut : exempté, affilié, à affilier, option à vérifier. Ce tableau fait souvent apparaître des cas oubliés, comme un vacataire payé à l'heure depuis des années ou un chauffeur passé du statut de prestataire à celui de salarié sans que rien ne change dans les déclarations.

Le chiffrage année par année

Pour chaque salarié à régulariser, nous reconstituons les salaires bruts à partir des virements et des pièces internes, puis nous appliquons les taux de chaque année concernée, pas ceux d'aujourd'hui. Le résultat distingue la part patronale et la part salariale, le régime de base, l'assurance chômage à partir de 2020 et, le cas échéant, la retraite complémentaire à venir. La mission voit le coût réel par personne et par année.

La priorisation

Tout ne se traite pas en même temps. Nous commençons par le présent : déclarer correctement le mois en cours arrête l'aggravation. Viennent ensuite les salariés proches de la retraite, pour qui chaque trimestre compte, puis ceux dont le départ est annoncé et qui auront besoin d'une attestation employeur exploitable. Les périodes les plus anciennes, qui relèvent d'une procédure spécifique, se traitent en dernier, avec les preuves réunies entre-temps, une fois le courant stabilisé.

Le régime de base et les cotisations prescrites

Au-delà de la période où l'organisme peut encore réclamer les cotisations, le régime de base prévoit une procédure de régularisation des cotisations arriérées prescrites (article R. 351-11 du code de la sécurité sociale, arrêté du 25 août 2008, circulaire CNAV 2017-1). Elle vise les cotisations exigibles plus de trois années civiles avant leur versement. La demande vient en principe de l'employeur. Détails sur la page défaut d'affiliation découvert à la retraite.

La retraite complémentaire : aucune rétroactivité

Les ambassades et consulats étrangers participent à l'AGIRC-ARRCO par adhésion, pour la totalité de leurs personnels affiliés au régime général. L'accord du 17 novembre 2017 est net : aucune validation de services passés antérieurs à la date d'effet de l'adhésion. Adhérer aujourd'hui protège l'avenir, jamais le passé. Aucune négociation avec l'institution ne change cette règle. Nous chiffrons l'adhésion comme un coût futur et nous le disons au salarié sans détour.

Déroulement

Comment se déroule notre intervention

Diagnostic

Nous recevons les contrats, les bulletins s'il y en a, les relevés de virements et la liste du personnel. Nous établissons l'inventaire et un premier chiffrage, avec les points que les pièces ne permettent pas de trancher. Le chef de mission reçoit une note courte, en français et en anglais si nécessaire, qui distingue ce qui est certain de ce qui reste à confirmer.

Réunion des preuves

Nous listons les pièces à rassembler pour chaque salarié et chaque période : bulletins, contrats, attestations ayant date certaine. La mission les recherche dans ses archives, le salarié peut compléter avec ses propres documents. Aucune pièce n'est créée après coup ni antidatée. Un document fabriqué détruit la valeur de tous les autres. Nous indiquons pour chaque période si les preuves réunies suffisent.

Dialogue avec l'organisme

Nous préparons un courrier qui expose la situation, le périmètre, le chiffrage et le calendrier proposé, adressé à l'URSSAF compétente que nous identifions avec l'organisme. Nous suivons les échanges et répondons aux demandes de pièces. Pour la retraite de base des périodes prescrites, le dossier est déposé auprès de la caisse de retraite avec les preuves. Chaque échange est consigné et daté dans le dossier.

Mise en conformité durable

La régularisation n'a de sens que si le mois suivant est juste. Un calendrier de paie est fixé avec la mission, et chaque DSN est contrôlée avant son dépôt. Nous reprenons la paie courante, les DSN, les affiliations manquantes et, si la mission le décide, l'adhésion à l'AGIRC-ARRCO. Le dossier est archivé de façon à être compris par le prochain administrateur ou le prochain contrôleur.

Ne pas aggraver la situation en voulant la corriger

Une régularisation mal conduite peut créer plus de risques qu'elle n'en supprime. Les erreurs que nous voyons viennent rarement d'une mauvaise intention, plutôt de l'urgence : un salarié menace de saisir les prud'hommes, un nouvel ambassadeur découvre le problème, un contrôle s'annonce.

Déposer tout le passé d'un coup, sans cadre

Envoyer en une fois des déclarations rectificatives sur plusieurs années, sans échange préalable avec l'organisme, produit des appels de cotisations, des majorations et des anomalies en cascade que personne ne sait expliquer ensuite. Le prochain administrateur hérite alors d'un compte incompréhensible. Nous préférons un courrier qui expose la démarche, puis des déclarations dans l'ordre convenu avec l'organisme. Le calendrier se discute, la règle non. La page correction et reprise des DSN traite la partie technique.

Faire signer un renoncement au salarié

Un document par lequel le salarié accepte de ne pas être déclaré n'a aucune valeur face à des obligations d'ordre public. Il fournit en revanche une preuve écrite que la mission connaissait la situation. Nous le déconseillons toujours, par écrit. Même chose pour la « prime compensatrice » versée à la place des cotisations : elle entre dans l'assiette et alourdit le rappel.

Promettre ce qui ne dépend pas de vous

Nous ne promettons aucun effacement des majorations de retard ni des pénalités : leur sort appartient à l'organisme, et nous ne connaissons aucun texte qui prévoie un traitement de faveur pour un État employeur. Nous ne promettons pas davantage au salarié que ses années sans complémentaire seront reconstituées, puisque l'adhésion d'une ambassade ne valide aucun service passé. Le seul préjudice réparable, sur ce point, l'est par la voie judiciaire, avec l'aide d'un avocat. Le dire dès le début évite une déception qui tourne vite au conflit.

Le cas de la secrétaire qui part dans deux ans

Une secrétaire bilingue, entrée en 2004 et jamais déclarée, doit partir à la retraite prochainement. Son relevé de carrière montre des années vides. Son dossier passe en tête. Pour les années récentes, la régularisation passe par l'organisme de recouvrement ; pour les plus anciennes, par la procédure des cotisations arriérées prescrites, avec ses bulletins et, à titre exceptionnel si les pièces manquent, une déclaration sur l'honneur accompagnée de deux témoignages. Nous préparons le dossier avec elle et avec la mission. Si un contrôle survient pendant ces travaux, la page contrôle URSSAF explique comment nous l'accompagnons.

Questions fréquentes

Questions fréquentes sur la régularisation

Peut-on régulariser des cotisations très anciennes ?

Pour le régime de base de la retraite, oui, par la procédure des cotisations arriérées prescrites de l'article R. 351-11, qui vise les cotisations exigibles plus de trois années civiles avant leur versement. Elle suppose des preuves : bulletins de paie, ou certificats et attestations ayant date certaine, établis pendant la période ou dans les deux ans suivant la fin du contrat. À titre exceptionnel, une déclaration sur l'honneur accompagnée de deux témoignages peut être admise. Pour la retraite complémentaire, rien ne se rattrape avant l'adhésion.

Le salarié peut-il demander lui-même la régularisation ?

Pour les cotisations arriérées prescrites du régime de base, la demande est en principe présentée par l'employeur. Le salarié peut la présenter lui-même s'il prouve que l'employeur refuse ou a disparu. Dans une ambassade, le refus prend souvent la forme d'un silence. Nous conseillons à la mission de prendre l'initiative : elle garde la maîtrise du calendrier, elle évite une démarche contentieuse et elle montre sa bonne foi. Un salarié qui nous interroge est orienté vers un avocat pour ses droits individuels.

La régularisation efface-t-elle les majorations de retard ?

Non, et nous ne le promettons jamais. Les majorations et pénalités relèvent de l'organisme de recouvrement, selon les règles qui s'appliquent à tout employeur. Une démarche spontanée et documentée crée de meilleures conditions de dialogue qu'une situation découverte lors d'un contrôle, mais ce n'est pas une garantie. Notre rôle est de chiffrer le principal de façon exacte, de présenter le dossier clairement et de répondre sans délai aux demandes de l'organisme, afin que le traitement ne s'enlise pas. Chaque réponse est tracée.

Adhérer à l'AGIRC-ARRCO maintenant change-t-il quelque chose pour le passé ?

Pour le passé, non. L'accord national interprofessionnel du 17 novembre 2017 exclut toute validation de services antérieurs à la date d'effet de l'adhésion d'une ambassade. Pour l'avenir, tout : chaque mois cotisé ouvre des points pour chacun des salariés affiliés au régime général, puisque l'adhésion vaut pour la totalité d'entre eux. Plus la décision tarde, plus la perte subie par les salariés s'allonge. Nous chiffrons le coût mensuel de l'adhésion pour chaque salarié avant la décision. Le guide adhérer à l'AGIRC-ARRCO décrit la démarche.

Pour aller plus loin

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