Solution

Salariés jamais déclarés par une ambassade étrangère en France : remettre en ordre

Un départ en retraite ou un relevé de carrière troué révèle qu'un salarié local n'a jamais été déclaré, ou seulement en partie. La remise en ordre suit un ordre précis, avec des preuves, sans rien promettre que les textes ne donnent pas.

Demande de contact +33(0)7 82 52 20 32

Article R. 351-11 CSS : régularisation des cotisations prescrites du régime de base ANI 2017, art. 16 : aucune validation AGIRC-ARRCO avant l'adhésion Assurance chômage : affiliation obligatoire depuis le 1er avril 2020

Que faire quand la mission découvre des salariés jamais déclarés ?

Quand une ambassade ou un consulat étranger en France découvre qu'un salarié recruté localement n'a jamais été déclaré, il faut d'abord déclarer correctement le présent, puis inventorier et chiffrer le passé salarié par salarié, en commençant par ceux qui approchent de la retraite. Le passé ancien du régime de base peut se régulariser ; celui de la retraite complémentaire, en règle générale, non.

La découverte vient rarement d'un audit. Elle vient d'un salarié : le chauffeur de l'ambassadeur qui reçoit son relevé de carrière et y voit dix années vides, la secrétaire bilingue recrutée en 2009 à qui l'on refuse une attestation pour France Travail, l'agent consulaire qui demande pourquoi sa complémentaire n'a jamais été ouverte. Elle vient aussi d'un nouvel administrateur qui trouve des virements de salaires sans bulletins.

Jamais déclaré, ou déclaré à moitié

Certains salariés n'ont aucune existence déclarative. D'autres sont déclarés au régime général, mais sans adhésion AGIRC-ARRCO, ou sans contribution d'assurance chômage alors que l'affiliation est obligatoire depuis le 1er avril 2020. D'autres encore ne sont déclarés que sur une partie de leur rémunération, primes et heures supplémentaires laissées de côté. Reste le salarié résident permanent en France qu'on a traité comme exempté au titre des conventions de Vienne, alors que l'exemption ne le vise pas (voir le personnel recruté localement).

Le détail

Les quatre chantiers d'une remise en ordre

Inventaire des personnes et des périodes

On part de la liste réelle des personnes payées, pas de l'organigramme. Pour chacune : date d'entrée, nationalité et résidence au moment de l'embauche, fonctions, sommes versées, ce qui a été déclaré et à quel organisme. Les relevés bancaires de la mission, les anciens contrats et les échanges avec la capitale servent de sources. Le résultat est un tableau par salarié et par année, qui sépare les périodes déclarées, partiellement déclarées et absentes.

Chiffrage période par période

Pour chaque période manquante, nous reconstituons les salaires bruts, les cotisations qui auraient dû être versées et l'organisme concerné. Nous séparons les périodes récentes, que l'URSSAF compétente peut encore recouvrer, des périodes anciennes dont les cotisations sont prescrites. Ce découpage change tout : les premières se corrigent par des déclarations rectificatives, les secondes relèvent d'une procédure particulière du régime de base. La mission reçoit un chiffrage détaillé, pas une estimation globale.

Priorité aux salariés proches de la retraite

Un salarié de trente-cinq ans a le temps. Une cuisinière de la résidence qui demandera sa pension dans dix-huit mois ne l'a pas : sa retraite de base sera calculée sur ce qui figure à son relevé au moment de la demande. Nous classons donc les dossiers par urgence, en commençant par les salariés proches de l'âge de départ, puis ceux qui quittent la mission, puis les autres. Ce classement se fait avant tout le reste.

Le dialogue avec les organismes

Une régularisation se prépare avant d'être déposée. Nous rédigeons les courriers, rassemblons les pièces et présentons la situation de façon ordonnée à l'URSSAF compétente, à la caisse de retraite et, s'il y a lieu, à l'institution AGIRC-ARRCO. Les questions qu'aucun texte ne tranche, comme certaines contributions assises sur les salaires d'un État employeur, sont posées par écrit, et la réponse est conservée au dossier.

Déroulement

Du premier appel aux déclarations

Un premier échange confidentiel

L'administrateur ou le chef de chancellerie nous décrit la situation, sans transmettre de fichier à ce stade s'il le préfère. Nous indiquons les pièces utiles et ce que la mission peut attendre, y compris ce qui ne se rattrape pas. Une réponse écrite suit sous 24 h ouvrées.

Déclarer juste dès le mois en cours

Avant de toucher au passé, on arrête l'accumulation. Les salariés concernés sont immatriculés ou rattachés correctement, les bulletins du mois sont établis en droit français, la DSN est déposée. Chaque mois déclaré correctement est un mois de moins à régulariser.

Note de chiffrage et arbitrage

La mission reçoit une note par salarié, en français et si besoin en anglais pour la capitale : périodes, montants reconstitués, preuves disponibles, options. C'est elle qui décide, souvent après consultation de son ministère. Nous signalons les dossiers où un avocat doit intervenir, par exemple lorsqu'un salarié a déjà engagé une procédure.

Dépôt et suivi

Nous déposons les déclarations rectificatives, constituons avec la mission les dossiers de régularisation du régime de base et suivons les réponses jusqu'à la mise à jour des relevés de carrière. Chaque salarié reçoit une information claire sur ce qui a été régularisé pour lui, et sur ce qui ne l'a pas été.

Ce qui se rattrape, et ce qui ne se rattrape pas

Les cotisations anciennes du régime de base peuvent être versées après coup par la procédure de régularisation des cotisations arriérées prescrites, prévue à l'article R. 351-11 du code de la sécurité sociale et précisée par l'arrêté du 25 août 2008 et la circulaire CNAV 2017-1. Elle vise les cotisations exigibles depuis plus de trois années civiles. La demande vient en principe de l'employeur ; le salarié ne peut la présenter seul que s'il prouve le refus ou la disparition de celui-ci. Les preuves sont précises : bulletins de paie, ou certificats et attestations ayant date certaine, établis pendant la période ou dans les deux ans qui suivent la fin du contrat ; à titre exceptionnel, une déclaration sur l'honneur appuyée par deux témoins. Le détail figure sur la fiche défaut d'affiliation découvert à la retraite.

La retraite complémentaire suit une autre logique. Les ambassades et consulats étrangers y participent par adhésion, pour la totalité de leurs personnels affiliés au régime général, et l'accord du 17 novembre 2017 exclut toute validation des services antérieurs à l'adhésion (retraite complémentaire AGIRC-ARRCO). Une adhésion signée aujourd'hui protège l'avenir, pas le passé.

Ce qu'il ne faut pas faire

Ne fabriquez pas de bulletins pour les présenter comme s'ils dataient de l'époque : la procédure exige des pièces ayant date certaine, et un document antidaté compromet toute la demande. Ne faites pas signer au salarié une renonciation contre une somme remise de la main à la main ; elle ne règle rien auprès des caisses et peut devenir une pièce contre la mission. Ne comptez pas sur l'immunité de juridiction : elle dépend des fonctions réellement exercées, et des comptables, des chauffeurs ou des secrétaires d'ambassade ont obtenu d'être jugés (la jurisprudence). Ne régularisez pas un salarié en laissant de côté son collègue placé dans la même situation : l'écart se voit et se conteste.

Nous ne promettons ni amnistie, ni remise de majorations, ni issue particulière. Aucun dispositif d'effacement propre aux missions diplomatiques n'est connu. Ce que nous apportons, c'est un dossier propre, chiffré et présenté dans le bon ordre. Le salarié qui cherche lui-même la démarche trouvera un guide dédié : salarié d'ambassade jamais déclaré, que faire.

Questions fréquentes

Questions fréquentes sur les salariés jamais déclarés

Existe-t-il une amnistie pour une ambassade qui régularise spontanément ?

Non. Aucun texte lu ne prévoit d'amnistie ni d'effacement propre aux ambassades et consulats étrangers. La mission qui régularise verse les cotisations reconstituées, et l'organisme apprécie la situation selon ses propres règles, notamment pour d'éventuelles majorations. Une démarche spontanée, préparée et documentée, place la mission dans une meilleure position qu'une découverte à l'occasion d'un litige, mais ce n'est pas une garantie. Nous le disons dès le premier échange, pour que la capitale décide en connaissance de cause.

Le salarié peut-il lancer seul la régularisation de sa retraite de base ?

Oui, dans un cas précis. L'article R. 351-11 du code de la sécurité sociale réserve en principe la demande à l'employeur et ne l'ouvre au salarié que s'il prouve que l'employeur refuse ou a disparu. Pour une mission qui existe toujours, la voie normale reste une demande portée par l'ambassade, avec le salarié. C'est lui qui détient en général les pièces de paie.

Peut-on racheter les années de retraite complémentaire manquantes ?

Pas par l'adhésion de la mission. L'article 16 de l'accord national interprofessionnel du 17 novembre 2017 prévoit qu'aucune validation de services antérieurs à la date d'effet de l'adhésion n'est opérée, et que les points ne sont inscrits qu'en contrepartie de cotisations effectivement versées. Le salarié qui a perdu des droits ne peut alors chercher réparation que par une demande de dommages et intérêts, question qui relève d'un avocat. Adhérer reste utile : chaque année sans adhésion est une année de droits en moins.

Faut-il régulariser tout le monde en même temps ?

Il faut traiter tout le monde, pas forcément au même rythme. Les déclarations du mois en cours se corrigent immédiatement pour tous les salariés. Pour le passé, nous classons les dossiers par urgence : salariés proches de la retraite, salariés en partance, puis les autres. En revanche, régulariser certains salariés et en laisser d'autres dans la même situation n'est pas une position défendable, ni devant un organisme, ni devant un juge.

Pour aller plus loin

Premier contact

Parler d'une situation ancienne, en confidence

Décrivez-nous la situation : réponse sous 24 h ouvrées avec la liste des pièces à réunir. Aucun organisme n'est contacté sans l'accord de la mission.