Prestation

La DSN d'une ambassade ou d'un consulat étranger employeur en France

La déclaration sociale nominative est le canal par lequel un État employeur déclare chaque mois les salaires et les cotisations de son personnel local soumis au régime français. Nous la déposons, lisons les retours des organismes et corrigeons ce qui bloque.

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depuis le 1er avril 2020 : contributions d'assurance chômage déclarées pour les salariés d'ambassade soumis au régime français 4 005 € : plafond mensuel 2026, qui détermine les tranches des cotisations déclarées

Une ambassade doit-elle déposer une DSN ?

Une ambassade ou un consulat étranger qui emploie en France des salariés affiliés au régime général déclare leurs salaires et leurs cotisations par la DSN, comme tout employeur de ce régime. Aucune page de net-entreprises ne traite spécifiquement des missions diplomatiques, mais c'est par ce canal que passent les cotisations sociales, les contributions d'assurance chômage obligatoires depuis le 1er avril 2020 et l'attestation employeur que France Travail exige à la fin d'un contrat.

La DSN d'un État employeur n'a rien d'exotique dans sa forme. Son contenu, lui, ne ressemble à celui d'aucune entreprise : pas de convention collective de branche, un code NAF 99.00Z, une catégorie juridique 3210, une retraite complémentaire facultative, parfois des salariés qui ont opté pour un régime étranger à côté d'autres qui relèvent pleinement du régime français. Les logiciels de paie courants ne savent pas ce qu'est une ambassade. Ils proposent des valeurs par défaut qui, pour une mission, sont souvent fausses, et personne ne s'en aperçoit tant que les comptes rendus ne sont pas lus. Un paramétrage d'entreprise ordinaire ajoute, par exemple, des contributions dont l'application à un État étranger n'a jamais été confirmée.

Mensuelle et événementielle

La DSN mensuelle reprend, pour chaque salarié déclaré, la paie du mois : rémunérations, cotisations par organisme, contrat, temps de travail. Les signalements d'événements s'y ajoutent chaque fois qu'un fait survient : un arrêt de travail, pour que l'assurance maladie calcule les indemnités journalières, une fin de contrat, pour que France Travail reçoive l'attestation employeur. Un signalement oublié se paie en semaines d'attente pour le salarié. C'est souvent par là que la mission apprend qu'elle a un problème de DSN : un ancien chauffeur appelle, son dossier est bloqué. Les règles propres à la contribution chômage figurent sur la page assurance chômage des salariés d'ambassade.

Le détail

Les anomalies typiques d'une DSN de mission

Convention collective absente ou mal codée

Une mission sans convention collective doit être déclarée comme telle. La pratique porte alors le code « sans convention collective » ; un logiciel paramétré par défaut y met parfois la convention la plus proche de l'activité, ou laisse la rubrique vide. Le premier cas affiche des obligations que la mission n'a jamais prises, le second produit des alertes à chaque dépôt. Si la mission applique volontairement une convention, c'est celle-là qu'on déclare.

Retraite complémentaire absente

Quand la mission a adhéré à l'AGIRC-ARRCO mais que la DSN ne rattache pas les salariés à l'institution compétente, les cotisations figurent sur le bulletin sans arriver là où elles ouvrent des points. Nous rapprochons chaque mois l'adhésion, les rubriques de cotisations et les comptes rendus. L'erreur inverse existe : une DSN qui déclare une affiliation que la mission n'a jamais signée, parce que le logiciel l'a supposée.

Salarié exempté déclaré par erreur

Un agent envoyé par la capitale, saisi dans le logiciel comme un salarié ordinaire, se retrouve déclaré avec cotisations alors qu'il est exempté au titre de Vienne. Même chose pour un optant dont le certificat d'assujettissement dort dans un tiroir. La correction ne se limite pas à le retirer de la déclaration : il faut régulariser les périodes déjà déclarées, avec l'accord de l'organisme, et expliquer la démarche à l'intéressé.

Contribution chômage jamais déclarée

Une mission restée sur ses habitudes d'avant 2020 peut n'avoir jamais déclaré la contribution d'assurance chômage, parce que ses salariés relevaient autrefois de l'ancienne annexe IX. Le salarié le découvre quand France Travail lui demande l'attestation du régime général. Nous identifions les mois concernés depuis le 1er avril 2020 et préparons la régularisation avec l'URSSAF compétente. Les salariés sortis depuis cette date sont les premiers exposés, puisque leur dossier chez France Travail est en attente.

Identification des salariés

Numéro de sécurité sociale provisoire jamais mis à jour, nom translittéré différemment d'un mois à l'autre, jour et mois de naissance inversés entre format anglo-saxon et format français : les bilans d'identification renvoient ces erreurs et retardent l'ouverture des droits. Elles abondent quand les fiches du personnel sont tenues dans l'alphabet ou selon les usages de la capitale. Nous alignons l'état civil du dossier sur la pièce d'identité et sur les données de l'assurance maladie.

Déroulement

Du dépôt au compte rendu

Contrôle avant dépôt

Avant chaque dépôt, nous contrôlons la cohérence de la déclaration avec les bulletins validés : effectif, assiettes, rubriques de cotisations, affiliations, contrats. Un écart entre bulletin et DSN est la source la plus coûteuse de régularisations, parce qu'il se découvre en général plusieurs mois plus tard, quand un salarié ou un organisme finit par poser la question.

Dépôt au nom de la mission

La DSN est déposée au nom de la mission, sous son SIRET, par nous en qualité de tiers déclarant. Les accusés de réception et les bilans de conformité sont conservés dans l'espace client : l'administrateur voit, mois par mois, ce qui a été déposé et accepté, sans avoir à nous le demander ni à chercher dans ses courriels.

Lecture des comptes rendus

Les organismes renvoient des comptes rendus : bilans d'anomalies, retours de l'URSSAF, de France Travail, de l'institution de retraite complémentaire quand la mission a adhéré, de l'assurance maladie pour les arrêts. Nous les lisons tous. Une anomalie se corrige dans la déclaration suivante ou par une déclaration qui annule et remplace, selon le moment où elle est détectée.

Signalements d'événements

Arrêt de travail, reprise, fin de contrat : chaque signalement part dès que la mission nous prévient. Pour une fin de contrat, nous vérifions les éléments de l'attestation employeur (dates, motif de rupture, salaires des derniers mois) avant l'envoi, parce qu'une attestation erronée retarde l'examen des droits du salarié par France Travail. Le salarié reçoit son exemplaire par la mission.

La reprise d'historique, quand une mission n'a jamais déclaré ou a mal déclaré

La reprise d'historique consiste à reconstituer, pour les périodes passées, ce qui aurait dû être déclaré, puis à régulariser avec les organismes ce qui peut encore l'être. C'est le cas le plus délicat d'une DSN de mission, et celui que les prestataires généralistes évitent : ils démarrent la paie au mois courant et laissent le passé en l'état, ce qui revient à le laisser au prochain contrôle.

Les situations de départ

Il y a la mission qui n'a jamais eu de compte employeur et payait ses salariés en net, sans bulletin ni cotisation. Il y a celle qui déclarait, mais avec un logiciel paramétré comme pour une entreprise ordinaire, et des rubriques qui ne correspondent pas à sa situation. Il y a enfin celle qui a changé de prestataire, ou perdu son agent comptable, et dont les dernières DSN sont partielles. La première est la plus lourde à reprendre, la dernière la plus urgente, parce que des salariés attendent des documents. Chacune appelle une méthode différente.

La méthode

Nous partons des pièces : contrats, relevés de virements, anciens bulletins, états de salaires envoyés à la capitale. Nous reconstituons, salarié par salarié, les bases et les cotisations dues, en séparant ce qui se régularise encore par la voie ordinaire et ce qui relève, pour la retraite de base, de la procédure des cotisations arriérées prescrites (article R. 351-11 du code de la sécurité sociale). Quand une pièce manque, nous le disons et nous n'inventons pas de base : un chiffrage fondé sur des suppositions ne résiste à aucun examen. Le chiffrage est remis à la mission avant toute démarche : c'est elle qui décide, avec la capitale, d'engager la régularisation. Voir régularisation des cotisations et correction et reprise des DSN.

Ce qui ne se rattrape pas

Il faut le dire à la mission dès le premier rendez-vous : la retraite complémentaire ne se rattrape pas. Une mission qui n'avait pas adhéré à l'AGIRC-ARRCO peut adhérer aujourd'hui, mais cette adhésion n'ouvre aucun droit pour hier. Les périodes antérieures au 1er avril 2020 relevaient, pour l'assurance chômage, d'un autre régime, l'ancienne annexe IX. La reprise d'historique ne fait donc pas disparaître le passé ; elle le chiffre, en répare ce qui peut l'être et donne à la mission une position claire face à un salarié qui part à la retraite ou face à un contrôle. Le guide salarié d'ambassade jamais déclaré traite le même sujet du côté du salarié.

Questions fréquentes

Questions sur la DSN d'une ambassade

Qui dépose la DSN d'une ambassade ?

La DSN est déposée au nom de la mission, sous son SIRET. La mission peut la déposer elle-même si elle dispose d'un logiciel de paie et d'un accès déclaratif, ou la confier à un tiers déclarant. Nous intervenons en cette qualité : la mission reste l'employeur déclarant, nous préparons et transmettons la déclaration pour son compte, et nous recevons les retours des organismes. Un mandat écrit, signé par la mission, fixe ce périmètre, et la mission peut le retirer à tout moment.

Les salariés qui ont opté pour le régime de leur État figurent-ils dans la DSN ?

Aucun texte que nous ayons lu ne décrit la façon de déclarer, en DSN, un salarié de mission qui a opté pour le régime de son État d'envoi. La question est concrète, et elle se pose dès la première paie : ce salarié n'est pas soumis aux cotisations françaises, mais la mission lui verse un salaire en France. Nous la posons par écrit aux organismes à l'ouverture du dossier et nous appliquons la réponse obtenue, en gardant la trace de l'échange et le certificat d'assujettissement du salarié.

Que faire d'une DSN rejetée ?

Une DSN rejetée n'a pas été prise en compte : il faut en comprendre le motif et redéposer sans attendre. Les rejets tiennent en général au fichier lui-même (format, rubriques obligatoires) ou à l'identification de l'employeur. Une déclaration acceptée mais porteuse d'anomalies est un autre sujet : elle est enregistrée, mais les droits des salariés concernés risquent d'être mal calculés. Dans les deux cas, nous remontons à la cause, souvent un paramétrage, pour que l'erreur ne revienne pas le mois suivant.

Faut-il une déclaration préalable à l'embauche pour un salarié d'ambassade ?

La déclaration préalable à l'embauche est l'obligation de tout employeur du régime général qui recrute un salarié. Aucune page officielle que nous connaissions ne traite de la mission diplomatique en particulier. Nous l'effectuons pour tout salarié local soumis au régime français, avant sa prise de poste, comme pour n'importe quel employeur affilié : son omission ne se justifierait devant aucun contrôle. Pour un agent exempté au titre de Vienne, qui n'entre pas dans le régime français, elle n'a pas d'objet.

Pour aller plus loin

Premier contact

Un point sur vos DSN

Envoyez-nous les derniers comptes rendus reçus des organismes, même s'ils vous paraissent illisibles. Nous vous disons ce qu'ils signalent et ce qu'il faut corriger en premier.