Solution

Employer of record ou prestataire de paie pour une ambassade étrangère en France

Les plateformes d'employeur de référence proposent d'employer en France à la place d'une organisation étrangère. Pour une mission diplomatique, le montage pose plus de questions qu'il n'en règle : mieux vaut que la mission reste l'employeur et qu'un prestataire produise la paie.

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Un employer of record convient-il à une ambassade étrangère en France ?

Rarement. Un employer of record, ou employeur de référence, devient l'employeur juridique du salarié et refacture son coût au client. Or une ambassade ou un consulat étranger en France emploie en principe directement son personnel local, et ce lien direct commande le statut des personnes, l'analyse de l'immunité et la confidentialité du travail. Interposer une société privée brouille ces trois points sans supprimer les cotisations françaises.

La demande vient souvent de la capitale. Un service central habitué aux plateformes internationales pour ses bureaux commerciaux propose d'utiliser la même pour l'ambassade à Paris : un contrat-cadre, une facture mensuelle, aucune immatriculation à gérer. Cette proposition part pourtant d'un modèle conçu pour des entreprises sans établissement dans le pays, alors que la mission en a un, avec des locaux, un numéro SIREN (catégorie juridique 3210, code NAF 99.00Z) et un personnel qui travaille sous l'autorité directe du chef de mission.

Ce que dit le vocabulaire de Vienne

La convention de Vienne de 1961 distingue les membres du personnel de la mission et les domestiques privés, définis comme des personnes employées au service domestique d'un membre de la mission « qui ne sont pas des employés de l'État accréditant ». Le texte pense donc le personnel de la mission comme employé par l'État lui-même. Aucun texte que nous ayons lu ne prévoit qu'un salarié d'une société tierce soit traité comme membre du personnel de la mission. La question se pose et ne se tranche pas en ligne (voir les catégories de personnel).

Le détail

Quatre objections au portage pour une mission

Les fonctions et l'immunité

L'immunité de juridiction d'un État s'apprécie selon les fonctions du salarié : acte de gestion ou exercice de la puissance publique. Ce raisonnement suppose un contrat entre l'État et la personne. Avec un employeur de référence, le contrat lie une société commerciale au salarié ; le litige se noue avec elle, et la mission discute de ses propres fonctions régaliennes à travers un tiers. Pour un agent qui instruit des dossiers consulaires, le montage paraît difficile à justifier.

La confidentialité

L'employeur de référence détient les contrats, les données personnelles, les motifs des sanctions et des ruptures, parfois les descriptions de poste. Pour un comptable local ou l'assistante du chef de mission, ces informations disent beaucoup du fonctionnement de l'ambassade. Elles sont hébergées par une société soumise à ses propres obligations et à ses propres sous-traitants. Un prestataire de paie traite aussi des données, mais pour le compte de la mission, qui reste maître du dossier.

Le coût

Le portage ne fait disparaître aucune cotisation. L'employeur de référence, société de droit français, déclare le salarié au régime général comme n'importe quel employeur, avec ses propres affiliations et, le cas échéant, sa convention de branche. Le coût employeur reste donc le même dans son principe, et la rémunération de la plateforme s'y ajoute. La mission paie le même poste plus cher, en échange d'une simplicité administrative qu'un prestataire de paie peut aussi lui apporter.

La reprise

Le jour où la mission veut employer directement ses salariés, il faut organiser le passage d'un employeur à l'autre : ancienneté, congés acquis, clauses du contrat, retraite complémentaire, documents de fin de contrat. Un salarié peut refuser ou contester. Plus le portage a duré, plus la sortie est lourde, surtout si la capitale change de politique sans préavis.

Déroulement

Notre modèle : la mission employeur, nous en production

La mission signe et paie

Les contrats de travail sont conclus entre l'État, représenté par la mission, et le salarié. La mission verse les salaires depuis ses comptes et règle les cotisations aux organismes. Elle garde la décision sur tout ce qui touche au personnel : recrutement, rémunération, sanction, rupture. Nous ne sommes jamais l'employeur, ni un intermédiaire dans la relation de travail.

Nous produisons

Nous établissons les bulletins, les DSN, les attestations et les documents de fin de contrat, nous tenons les dossiers du personnel et nous répondons aux organismes pour le compte de la mission. Un gestionnaire nommé connaît le dossier, le statut de chaque salarié et l'historique des décisions.

Nous ouvrons ce qui doit l'être

Pour une mission qui s'installe ou qui n'a jamais été immatriculée, nous préparons avec elle l'immatriculation employeur, l'affiliation à l'assurance chômage et, si elle le décide, l'adhésion AGIRC-ARRCO. C'est précisément le travail que l'employeur de référence promet d'épargner, et il ne se fait qu'une fois.

Nous restons réversibles

Le dossier appartient à la mission. Si elle change de prestataire ou reprend la paie en interne, elle récupère ses données, ses historiques et ses paramètres, et les salariés ne changent pas d'employeur. Aucune rupture, aucun transfert de contrat : c'est la différence la plus concrète avec un portage.

Les rares cas où un tiers employeur peut se discuter

Un employeur de référence ne se discute sérieusement que pour une entité qui n'est pas une mission diplomatique ou consulaire et qui n'a pas encore d'établissement en France. Un office du tourisme étranger qui teste le marché avec une seule personne en télétravail, une agence économique qui recrute un chargé d'études avant d'ouvrir un bureau, une délégation de région étrangère sans locaux ni statut : là, le raisonnement change. Ces structures ne bénéficient pas des conventions de Vienne, et leurs litiges se jugent selon les fonctions exercées, comme l'a montré l'affaire de l'Institut italien du commerce extérieur (Cass. soc. 1er juillet 2020, n° 18-24.643 ; voir immunité de juridiction et bureaux commerciaux et agences).

Même dans ces cas, trois vérifications s'imposent avant de signer. La légalité du montage d'abord : le code du travail encadre strictement la mise à disposition de salariés dans un but lucratif, et le contrat de la plateforme doit être relu par un avocat. La durée ensuite : un portage prévu pour six mois qui dure cinq ans produit exactement les difficultés de reprise décrites plus haut. La sortie enfin : le contrat-cadre doit dire comment les salariés passeront chez l'employeur définitif.

Ce que les plateformes ne disent pas aux missions

Les guides « payroll in France » des plateformes internationales sont écrits pour des entreprises. Aucun de ceux que nous avons consultés ne traite des missions diplomatiques : ni de l'exemption personnelle des conventions de Vienne, qui ne couvre pas un salarié français ou résident permanent, ni de l'assurance chômage obligatoire depuis le 1er avril 2020 pour les salariés d'ambassade, ni de l'adhésion AGIRC-ARRCO propre aux ambassades et consulats. Une plateforme qui ignore ces règles peut déclarer correctement un salarié de droit commun et se tromper complètement sur un agent envoyé par la capitale.

Si la capitale insiste, la meilleure réponse est une comparaison écrite : même poste, même salaire, coût du portage d'un côté, coût d'une paie produite pour la mission de l'autre, avec les risques de chaque option. Nous la préparons en français et en anglais ; notre page en anglais reprend cette réflexion pour un lecteur de la capitale. Pour une mission qui s'installe, le point de départ est la fiche ouverture d'une mission en France.

Questions fréquentes

Questions fréquentes sur le portage et les missions

Un employer of record peut-il embaucher le personnel local d'une ambassade en France ?

Une plateforme peut signer un contrat de travail avec une personne qui travaillera dans les locaux de l'ambassade. Le montage soulève cependant des questions qu'aucun texte lu ne tranche en sa faveur : statut de la personne au regard des conventions de Vienne, analyse de l'immunité selon les fonctions, encadrement de la mise à disposition de personnel. Nous ne le recommandons pas pour une mission diplomatique ou consulaire. Pour une entité sans statut diplomatique et sans établissement, la discussion reste ouverte, avec l'avis d'un avocat.

Le portage évite-t-il les cotisations françaises ?

Non. Le salarié qui travaille en France et relève du régime français est déclaré par son employeur juridique, que ce soit la mission ou la plateforme. L'exemption de sécurité sociale prévue par les conventions de Vienne est personnelle : elle dépend de la catégorie, de la nationalité et de la résidence du salarié, et un portage ne la crée pas pour quelqu'un qui n'y a pas droit.

Nos salariés sont déjà portés par une plateforme : comment en sortir ?

La première étape est de lire le contrat-cadre : durée, préavis, conditions de sortie, sort des données. Ensuite, nous chiffrons le passage en direct, salarié par salarié, avec l'ancienneté, les congés et les affiliations à ouvrir côté mission. Le transfert se prépare avec un avocat, car il touche au contrat de travail de chacun ; nous produisons les éléments de paie, les nouveaux contrats à faire valider et les premières déclarations de la mission.

Un prestataire de paie devient-il l'employeur ?

Non. Un prestataire de paie comme GCFFS produit les bulletins, les déclarations et les documents du personnel pour le compte de la mission, qui reste l'employeur au sens du droit du travail et de la sécurité sociale. Nous ne sommes ni un cabinet d'expertise comptable ni un cabinet d'avocats : pour un contentieux, nous préparons les éléments de paie et la mission s'adresse à son conseil.

Pour aller plus loin

Premier contact

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