Avant toute démarche : savoir qui la mission va déclarer
Une ambassade étrangère en France ne s'immatricule comme employeur que pour les salariés qui relèvent du régime français de sécurité sociale, et ceux-là forment en général la plus grande partie du personnel recruté localement. Les conventions de Vienne exemptent les agents envoyés par l'État accréditant, mais cette exemption est attachée à la personne : elle ne couvre ni les salariés de nationalité française, ni les résidents permanents en France (articles 33 et 37 de la convention de 1961, articles 48 et 71 de celle de 1963). Pour eux, l'article 33, paragraphe 3, oblige l'employeur à « observer les obligations que les dispositions de sécurité sociale de l'État accréditaire imposent à l'employeur ».
Le premier travail n'a donc rien d'administratif au sens strict : c'est une liste nominative. Pour chaque personne, on note la nationalité, la résidence, la date d'arrivée en France, le poste occupé et le document de séjour. Une secrétaire bilingue française recrutée sur place relève du régime français sans discussion possible. Un agent consulaire ressortissant de l'État d'envoi peut, selon le pays, disposer d'un droit d'option ouvert par une convention bilatérale, avec un délai court : 3 mois pour la convention franco-marocaine, à compter du début de l'emploi. Ces situations sont détaillées sur la page consacrée au personnel recruté localement. Tant que cette liste n'est pas arrêtée, toute démarche auprès des organismes part sur une base fragile.
Le SIRET et la catégorie juridique 3210
Une mission qui emploie en France a besoin d'un numéro SIRET, et les ambassades et consulats déjà inscrits au répertoire Sirene portent la catégorie juridique 3210 (État, collectivité ou établissement public étranger) avec le code d'activité 99.00Z. La note explicative de l'INSEE range expressément dans ce code « les activités des ambassades et consulats étrangers en France ».
Beaucoup de missions ont un SIREN depuis longtemps sans que l'équipe en place le sache : la chancellerie a pu être inscrite lors d'une démarche ancienne, parfois sous l'intitulé du consulat général plutôt que sous celui de l'ambassade. Avant de lancer quoi que ce soit, on interroge donc le répertoire public des entreprises. Deux pièges reviennent souvent. Le premier tient aux homonymes : des restaurants ou des sociétés de conseil s'appellent aussi « Ambassade », avec une autre catégorie juridique et un autre code d'activité, et il arrive qu'un dossier soit rattaché au mauvais numéro. Le second tient aux établissements : un consulat général à Lyon peut avoir son propre SIRET, distinct de celui de l'ambassade à Paris, et c'est l'établissement où travaille le salarié qui doit figurer sur ses bulletins.
Pour une mission qui n'a jamais été inscrite, la voie d'inscription n'est décrite sur aucune page officielle que nous ayons pu consulter. L'attribution du numéro à l'occasion de l'immatriculation employeur est une hypothèse, le passage par le guichet unique des formalités en est une autre. Nous ne présentons ni l'une ni l'autre comme la règle : nous posons la question à l'organisme, le dossier en main, et nous suivons sa réponse.
L'immatriculation auprès de l'URSSAF compétente
La mission s'immatricule comme employeur auprès de l'URSSAF compétente, que nous identifions avec l'organisme au moment de l'immatriculation, car aucun texte publié à notre connaissance ne désigne un centre réservé aux missions diplomatiques. France Travail écrit seulement que les contributions d'assurance chômage des salariés d'ambassade sont versées « à l'Urssaf compétente », sans préciser laquelle.
Une confusion fréquente conduit certaines missions vers le service des firmes étrangères. Ce service s'adresse aux entreprises établies à l'étranger sans établissement en France, et sa page de présentation ne mentionne ni les ambassades, ni les consulats, ni les États étrangers. Or une ambassade dispose de locaux, d'un personnel et souvent d'un SIRET en France. La Cour de justice de l'Union européenne l'a d'ailleurs qualifiée d'« établissement » dans l'arrêt Mahamdia du 19 juillet 2012, à propos du chauffeur de l'ambassade d'Algérie à Berlin. Le bon interlocuteur se vérifie donc dossier par dossier, et la réponse obtenue est conservée par écrit.
Le dossier que nous préparons réunit l'identité de la mission, le nom et la qualité de la personne habilitée à signer, l'adresse de l'établissement employeur, la date prévue de la première embauche, l'effectif attendu et le compte bancaire sur lequel les cotisations seront réglées. Un courrier de la mission désignant le signataire évite des échanges inutiles, surtout lorsque le chef de chancellerie change au gré des rotations.
La DPAE avant la prise de poste, puis la première DSN
La déclaration préalable à l'embauche se dépose avant que le salarié ne commence à travailler. Aucune page officielle ne traite spécifiquement de la DPAE d'une ambassade ; nous l'effectuons comme pour tout employeur du régime général. Elle ne tient pas lieu de contrat : le contrat écrit, rédigé en français, reste à signer, et c'est souvent lui qui manque dans les dossiers anciens.
La DSN suit la première paie. Là encore, aucune fiche de net-entreprises ne vise les ambassades. Mais la DSN est le canal déclaratif des employeurs du régime général, et c'est à partir d'elle que se produit l'attestation employeur que France Travail demande en fin de contrat. Une mission qui ne déclare pas en DSN se retrouve en difficulté le jour où un chauffeur quitte son poste et s'inscrit comme demandeur d'emploi. Faute de convention collective de branche, la pratique consiste à déclarer le code « sans convention collective » ; ce n'est pas une règle publiée, et si la mission applique volontairement une convention, c'est celle-ci qu'elle déclare. Les particularités déclaratives sont reprises sur notre page DSN et déclarations sociales.
L'assurance chômage : une affiliation obligatoire, sans décision à prendre
Les salariés d'une ambassade ou d'un consulat situé en France et soumis au régime français de sécurité sociale sont affiliés à l'assurance chômage de façon obligatoire depuis le 1er avril 2020. La mission n'a rien à choisir : elle verse la contribution patronale, au taux de droit commun de 4,00 %, avec les autres cotisations. Aucune contribution n'est prélevée sur le salaire.
Les erreurs que nous rencontrons viennent de missions restées sur le souvenir de l'ancienne annexe IX, lorsque l'adhésion était une faculté de l'employeur. Elle a cessé de l'être avec le décret n° 2019-797 du 26 juillet 2019. L'historique complet, et ce que la réforme a changé pour les salariés, se trouve dans notre guide sur l'assurance chômage des salariés d'ambassade depuis 2020.
La décision AGIRC-ARRCO, à prendre dès le départ
La retraite complémentaire AGIRC-ARRCO n'est pas automatique pour une ambassade : la mission y participe par adhésion, et cette adhésion engage l'ensemble de son personnel affilié au régime général. L'article 16 de l'accord national interprofessionnel du 17 novembre 2017 prévoit que les ambassades et consulats étrangers « s'engagent à cotiser pour la totalité de ces personnels ». Il n'est donc pas possible d'adhérer pour le comptable et de laisser de côté la cuisinière de la résidence.
Le même article ajoute qu'« aucune validation de services passés antérieurs à la date d'effet de l'affiliation n'est opérée ». Chaque mois sans adhésion est, pour le salarié, un mois de complémentaire perdu, et une adhésion tardive ne le rattrape pas. C'est pourquoi nous faisons trancher la question par le chef de mission avant la première paie, plutôt qu'après la première réclamation. La circulaire AGIRC-ARRCO du 9 janvier 2019 rappelle que les ambassades se situent hors du champ territorial du régime et y entrent par adhésion volontaire ; elle désignait alors une institution compétente, mais les groupes de protection sociale ont fusionné depuis, et nous confirmons l'interlocuteur actuel au moment de la demande. Le déroulé est détaillé dans le guide adhérer à l'AGIRC-ARRCO.
Les questions à poser par écrit
Plusieurs obligations d'un employeur français ne sont tranchées, pour un État étranger, par aucun texte que nous ayons lu ; la méthode sérieuse consiste à poser chaque question par écrit à l'organisme concerné et à classer la réponse dans le dossier de la mission.
- Impôt sur le revenu. Aucune source ne dit si la mission doit collecter le prélèvement à la source ou si ses salariés paient par acomptes. Le mode de prélèvement se confirme auprès du service des impôts compétent ; nous le faisons à l'ouverture du dossier. Les exonérations de Vienne restent individuelles : un salarié local français ou résident permanent demeure imposable en France. Voir notre page sur l'impôt sur le revenu des salariés.
- Taxes et contributions assises sur les salaires. Taxe sur les salaires, taxe d'apprentissage, contribution à la formation professionnelle, participation construction, versement mobilité : la question se pose pour chacune, elle s'examine au cas par cas, et la position de l'organisme s'obtient par écrit.
- Cotisation AGS. Cette garantie joue en cas de procédure collective, procédure qu'on voit mal s'ouvrir contre un État. L'idée qu'elle serait sans objet reste une analyse, pas une règle publiée : nous ne l'écartons qu'avec une confirmation.
- Santé, prévoyance et suivi médical. L'application à un État employeur de la complémentaire santé obligatoire et de la médecine du travail n'est pas tranchée. Nous conseillons une couverture santé et prévoyance réelle, même tant que l'obligation reste discutée.
Ces courriers ont un autre intérêt. Lors d'un contrôle, ou à l'arrivée d'un nouveau chef de mission, ils montrent que la mission a cherché la règle au lieu de l'ignorer, et ils évitent de refaire le même travail à chaque changement d'équipe.
Un calendrier réaliste
Il faut compter plusieurs semaines entre la décision de recruter et une première paie propre, parce que les réponses des organismes ne se commandent pas ; l'ordre des étapes compte davantage que leur durée.
- Dès la décision de recruter : liste nominative, vérification du régime de chaque personne, recherche d'un SIREN existant.
- Avant la date d'embauche : immatriculation auprès de l'URSSAF compétente, décision écrite du chef de mission sur l'adhésion AGIRC-ARRCO, envoi des questions fiscales et sociales, rédaction du contrat de travail.
- Avant la prise de poste : dépôt de la DPAE.
- À la fin du premier mois : premier bulletin, avec les cotisations de sécurité sociale, la contribution d'assurance chômage et, si la mission a adhéré, la retraite complémentaire.
- À l'échéance déclarative suivante : première DSN et règlement des cotisations.
- Dans les mois qui suivent : réception des réponses écrites, ajustement du paramétrage si une taxe ou un prélèvement doit être ajouté ou retiré.
Ce calendrier vaut pour une embauche nouvelle. Une mission qui emploie déjà du personnel sans avoir jamais été immatriculée se trouve dans une autre situation : il faut reconstituer le passé avant de le déclarer, et c'est l'objet de notre travail de régularisation des cotisations. Pour une ouverture classique, notre prestation d'immatriculation et d'affiliations couvre l'ensemble des étapes décrites ici. GCFFS est un prestataire de paie, pas un cabinet d'avocats : si un désaccord avec un organisme tourne au contentieux, nous préparons les éléments de paie et la mission s'adresse à un avocat.