Solution

Confier la paie d'un consulat général étranger à un prestataire français

Un consulat général emploie souvent plus de personnel local qu'on ne le croit, avec des nationalités mêlées et des règles qui changent d'un agent à l'autre. Voici comment se passe la reprise de sa paie, et ce qui reste entre les mains du consul.

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3 mois : délai laissé à une recrue marocaine pour choisir le régime de son pays depuis le 1er avril 2020 : affiliation obligatoire à l'assurance chômage des salariés soumis au régime français 1 867,02 € : SMIC mensuel brut pour 35 heures

Pourquoi la paie d'un consulat est plus délicate que celle d'une ambassade

Externaliser la paie d'un consulat, c'est confier à un prestataire la production des bulletins, des déclarations sociales et le suivi des salariés recrutés sur place, pendant que le consul et son chef de chancellerie gardent la main sur les recrutements, les horaires et le budget. Sur le papier, rien ne distingue cette mission de celle d'une ambassade. Dans les faits, trois choses la compliquent.

La première tient au public. Un grand consulat général reçoit chaque jour des ressortissants de son pays pour des passeports, de l'état civil, des procurations. Il recrute donc sur place des agents qui parlent la langue et connaissent la communauté, très souvent des ressortissants de l'État d'envoi installés en France, parfois binationaux. Or c'est précisément pour eux que les conventions bilatérales de sécurité sociale ouvrent, ou non, un droit d'option, avec des délais parfois très courts.

La deuxième tient à l'activité. Un consulat connaît des semaines chargées, rentrée, départs en vacances, opérations exceptionnelles décidées par la capitale, et renforce ses guichets avec des contrats courts. Chaque renfort est un contrat de travail français à rédiger, déclarer et solder.

La troisième tient à l'organisation. Le consulat n'est pas seul : il dépend d'une ambassade, parfois d'un réseau de dix ou quinze postes dans le pays. La paie doit rester cohérente d'un poste à l'autre, parler le même langage que les services financiers de l'ambassade, et produire des états que la capitale sait lire.

Ce que la loi ne change pas

Aucune convention collective de branche ne vise les consulats. Pour un agent recruté en France, français ou résident permanent, la convention de Vienne de 1963 ne prévoit aucune exemption de sécurité sociale : le consulat a les obligations d'un employeur français, comme l'expliquent ses articles 48 et 71.

Le détail

Ce que nous prenons en charge pour un consulat

La cartographie des statuts

Avant le premier bulletin, nous classons chaque membre du poste : fonctionnaires consulaires envoyés par la capitale, qui ne relèvent pas de notre paie ; employés recrutés sur place, français, résidents ou ressortissants de l'État d'envoi ; personnel de service. Pour chaque ressortissant, nous vérifions la convention bilatérale et la date d'embauche, parce qu'une option ouverte pendant trois mois ne se rattrape pas après. Le tableau qui en résulte est remis au consul et mis à jour à chaque arrivée.

Les bulletins et les déclarations

Nous produisons les bulletins du personnel soumis au régime français, déposons la DSN, suivons les retours des organismes et gérons les événements du mois : arrêts de travail, congés, entrées et sorties. Les salariés qui ont valablement opté pour le régime de leur pays sont suivis à part, avec leur certificat d'assujettissement au dossier, pour qu'aucune cotisation française ne soit prélevée à tort.

Les renforts et contrats courts

Quand le consulat renforce ses guichets, nous rédigeons le contrat, déclarons l'embauche avant la prise de poste et préparons le solde de fin de contrat. Nous vérifions que le motif du contrat court tient la route : un renfort qui revient tous les ans aux mêmes dates pour le même poste finit par ressembler à un emploi permanent, et le risque de requalification se discute avant, pas après.

Le lien avec l'ambassade et la capitale

Nous livrons chaque mois un journal de paie et un état des charges, avec une note explicative en anglais si le service financier le souhaite. Quand plusieurs postes du même État nous confient leur paie, nous gardons les mêmes paramètres et la même présentation pour tous, ce qui facilite la consolidation à l'ambassade.

Les affiliations à décider

L'assurance chômage s'applique d'office aux salariés soumis au régime français. La retraite complémentaire, elle, dépend d'une adhésion de l'État à l'AGIRC-ARRCO, facultative mais globale. Si un réseau consulaire n'a jamais adhéré, nous le disons clairement au consul, avec ce que cela signifie pour les agents proches de la retraite, et nous préparons la décision pour l'ambassade.

Déroulement

Comment se déroule la reprise

Un premier échange avec le chef de chancellerie

Nombre d'agents locaux, nationalités, date d'entrée, prestataire actuel ou agent comptable interne, affiliations ouvertes. Avec ces éléments, nous savons ce qu'il faut reprendre et ce qu'il faut régulariser.

La lecture des dossiers existants

Derniers bulletins, contrats, attestations d'option, courriers des organismes. Nous relevons les écarts et les classons par priorité, en commençant par les salariés dont la situation peut coûter cher vite : départ en retraite proche, option mal documentée, salarié jamais déclaré.

Le paramétrage et la première paie

Nous ouvrons le dossier, reprenons les cumuls de l'année, vérifions la première paie avec le poste avant diffusion, puis déposons la DSN du mois.

Le rythme de croisière

Chaque mois, le consulat dépose ses éléments dans l'espace client sécurisé, nous produisons, contrôlons et diffusons. Un interlocuteur nommé reste joignable, en français ou en anglais, y compris quand le consul change.

L'erreur la plus coûteuse : l'option oubliée

Prenons un consulat général installé à Lyon qui recrute en janvier une agente de guichet de nationalité marocaine, résidente en France depuis quinze ans. La convention franco-marocaine la place au régime français, mais lui permet d'opter pour le régime marocain dans un délai de 3 mois après le début de son emploi. Si personne ne l'en informe, le délai passe et elle reste au régime français pour toute la durée de son activité au poste. Ce n'est pas forcément un mal : elle cotise pour sa retraite française et au chômage. Mais si elle comptait sur l'option, ou si le consulat l'a traitée comme si elle l'avait exercée sans qu'aucun certificat n'existe, le dossier est faux depuis le premier jour.

Ces règles changent d'un État à l'autre. Le délai est de trois mois pour le Maroc ou la Tunisie, de six mois pour la Turquie, l'option est ouverte à tout moment pour la Côte d'Ivoire, et elle n'existe pas pour le Canada ou le Brésil. Un consulat espagnol, italien ou allemand n'a plus d'option du tout depuis le règlement européen 883/2004. Le détail figure sur chaque page pays et dans le tableau des conventions.

Un réseau, pas un poste isolé

L'Algérie compte dix-huit postes en France, le Maroc une quinzaine de consulats généraux, l'Espagne dix. Quand chaque poste gère sa paie de son côté, les pratiques divergent : un consulat applique une prime que le voisin ignore, un autre n'a jamais déclaré ses renforts. Confier la paie de plusieurs postes au même prestataire harmonise les règles sans retirer au consul la décision sur son personnel.

Les consulats de carrière relevés ville par ville se trouvent sur la page des villes consulaires. Pour un poste dirigé par un consul honoraire, les règles sont différentes et font l'objet d'une page dédiée.

Questions fréquentes

Vos questions sur l'externalisation de la paie d'un consulat

Le consulat reste-t-il l'employeur si la paie est externalisée ?

Oui. L'État d'envoi, à travers son consulat, reste l'employeur de ses agents : c'est lui qui recrute, fixe les horaires, décide des augmentations et signe les contrats. Nous produisons la paie et les déclarations pour son compte, sans jamais nous substituer à lui. Ce point compte pour l'immunité, pour les relations avec le Protocole et pour la confiance des agents, qui savent à qui ils ont affaire. C'est aussi pourquoi un portage par un employeur de référence convient rarement à un poste consulaire.

Pouvez-vous gérer la paie de plusieurs consulats du même pays ?

Oui, et c'est souvent là que l'externalisation apporte le plus. Chaque poste garde son dossier, son interlocuteur et ses décisions, mais les paramètres, la présentation des bulletins et les états mensuels sont identiques d'un poste à l'autre. L'ambassade reçoit des chiffres comparables et consolidables. Les écarts de pratique entre postes, primes, renforts, affiliations, apparaissent au grand jour et peuvent être tranchés une fois pour toutes par la capitale.

Que faire des agents qui ont opté pour le régime de leur pays ?

Nous vérifions d'abord que l'option a été exercée dans les formes et dans le délai prévus par la convention bilatérale, et que le certificat de l'organisme existe. Si c'est le cas, l'agent n'a pas de cotisations françaises et son dossier garde la preuve de l'option. Si le certificat manque ou si le délai était dépassé, l'agent relève en réalité du régime français, et la situation doit être régularisée. Nous le signalons au consul avec un chiffrage, avant toute décision.

Les agents consulaires ont-ils droit au chômage en France ?

Oui, s'ils relèvent du régime français de sécurité sociale. Depuis le 1er avril 2020, les salariés des ambassades et des consulats situés en France soumis à ce régime sont obligatoirement affiliés à l'assurance chômage, et le consulat verse les contributions à l'URSSAF. À la fin du contrat, il remet l'attestation employeur qui permet l'inscription à France Travail. Le cas des agents ayant opté pour le régime de leur pays n'est traité par aucune source publique : nous l'examinons au cas par cas.

Pour aller plus loin

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